Jak najlepiej rozliczyć media podczas wynajmu mieszkania?

Wynajem mieszkania to dla wielu osób dodatkowe źródło dochodu. Zakłada ono przychód, który składa się z czynszu dla właściciela nieruchomości oraz z opłat za media.

Czynsz jest stałym kosztem, na który strony zgadzają się w umowie najmu. Natomiast opłaty za media stanowią koszt zmienny (ze względu na zużycie), którego sposób rozliczenia powinien być zdefiniowany w umowie. 

W poniższym artykule będziemy analizować media oraz sposoby ich rozliczania. Należy jednak pamiętać, że każda sytuacja jest indywidualna. Inaczej bowiem będzie wyglądać najlepsza metoda rozliczania dla starszej właścicielki mieszkania, a inaczej dla właściciela 10 czy 100 nieruchomości, więc jako taki „najlepszy” sposób musi zostać zdefiniowany indywidualnie.

Media, o których mowa to:

• prąd,

• gaz,

• woda zimna, woda ciepła,

• ogrzewanie,

• internet, telewizja.

Możemy rozróżnić kilka sposobów dokonywania opłat za media. Różnią się one między sobą podmiotem, na który są wystawiane (najemca/właściciel nieruchomości), odpowiedzialnością za fizyczne przyjęcie rachunku (drogą mailową czy od listonosza), opłatą i konsekwencjami.

1. Rachunki (drogą mailową czy od listonosza) przyjmuje najemca i osobiście dokonuje opłat. Liczniki mogą być na najemcę albo właściciela.
    

2. Rachunki przyjmuje właściciel i sam dokonuje opłat. Liczniki są na właściciela. Właściciel zakłada środki finansowe, z których opłaca fakturę za media, a następnie dzieli on opłaty między najemców i rozlicza się z nimi na bieżąco co miesiąc.
    

3. Rachunki przyjmuje właściciel i sam dokonuje opłat. Zazwyczaj w takiej sytuacji liczniki są na właściciela. Opłaty za media są zdefiniowane jako stała w umowie (ryczałt) i doliczona do czynszu, który najemca płaci właścicielowi mieszkania. Co pewien okres opisany w umowie (np. kwartał) lub na koniec umowy strony mogą rozliczyć saldo wynikające ze stosunku zebranych środków ryczałtem, a sumą kosztów za media.

Pamiętaj, aby jasno wskazać sposób rozliczania opłat za media w umowie. Jest to istotne z punktu widzenia rozliczeń podatków, ale również dla przejrzystej relacji z najemcą.

Rozliczenie zużycia prądu

Prąd to najpopularniejsze medium. Ciężko obyć się bez niego. Występuje we wszystkich nieruchomościach. Na długi czy krótki wynajem. W bloku, domu czy domku letniskowym. Rozlicza się go na podstawie zużycia kWh (kilowatogodzin), które można sprawdzić na liczniku. 
 

Warto wiedzieć, że sprzedawcę prądu możemy zmieniać tak samo jak umowę na telefon komórkowy. Niewiele osób ma tego świadomość i żyje w przeświadczeniu, że musi korzystać z usług dostawcy, który jest przypisany do danego regionu. Nic bardziej mylnego. Czasy przypisanego sprzedawcy energii minęły w 2004 roku w wyniku liberalizacji rynku energii. Dobrze o tym wiedzieć :)
 

Licznik może być przypisany do właściciela lub ten może go przepisać na najemcę. Jest to o tyle ważne, że w przypadku jakichkolwiek problemów z płatnościami, firma dostarczająca usługę będzie rozmawiać z właścicielem licznika. Więc w przypadku, gdyby najemca nie chciał nam płacić, a licznik byłby na niego, właściciel nieruchomości nie będzie mieć nieprzyjemności z firmą energetyczną. A sam najemca, aby dalej mieć prąd, będzie musiał opłacać go samodzielnie. 
 

Przepisywanie licznika może być czasochłonne, dlatego warto rozważyć wykorzystanie takiego rozwiązania jak np. Prąd na kartę SMART, które w swojej ofercie posiada firma Fortum (pradnakarte.fortum.pl/rzetelnynajem). Wówczas jasno wskazując w umowie, że opłaty za prąd dokonuje najemca (poprzez doładowanie licznika za pomocą aplikacji), właściciel zmniejsza ryzyko trafienia na nierzetelnego najemcę, którego brak wpłat dodatkowo obciążałoby budżet właściciela oraz wymagał, według prawa lokatorskiego, ponoszenia dodatkowych kosztów na utrzymanie dla najemcy dostaw prądu. 

Rozliczenie zużycia gazu 

Gaz to drugie popularne medium dostarczane przez kilku dużych operatorów w Polsce oraz mniejszych niezależnych dostawców. Rozliczany najczęściej miesięcznie i miarą jest m3 (metr sześcienny). Należy pamiętać, że tak jak w przypadku prądu, dostawcę gazu możemy zmienić zgodnie ze swoimi preferencjami. Niestety nie ma sprytnych rozwiązań na rozliczenia gazu, tak jak ma to miejsce w przypadku prądu i usługi Prądu na kartę od Fortum. Dlatego najlepiej określić na kogo zostanie przepisany licznik, a następnie kto i w jaki sposób będzie płacił rachunek, który będzie przychodził “za poprzedni” miesiąc.

Rozliczenie zużycia wody

Woda dostarczana jest przez miejskie wodociągi. Trudno więc zmienić dostawcę wody. Inaczej rozliczamy to medium w blokach, a inaczej w kamienicach lub domach jednorodzinnych. Miarą rozliczeń wody jest również m3 (metr sześcienny).
 

Sposób rozliczania zużycia wody zależy od sposobu pozyskania ciepłej wody do nieruchomości. Każda nieruchomość podłączona do wodociągów posiada dopływ wody zimnej. Natomiast, w zależności od infrastruktury, inaczej wygląda sytuacja z wodą ciepłą.
 

Woda ciepła może być dostarczana przez ciepłownię miejską lub może być po prostu efektem ogrzania wody zimnej poprzez piecyk gazowy albo bojler.
 

W przypadku gdy do nieruchomości dostarcza się wodę zimną (wodociągi) i ciepłą (ciepłownia) – ta sytuacja ma najczęściej miejsce w blokach (liczniki zawsze są na właściciela mieszkania), wówczas spółdzielnia nalicza zaliczki, które są opłacane wraz z czynszem za miesiąc z góry. Rozliczenie salda zaliczek w stosunku do kosztów następuje raz lub dwa razy w roku (najczęściej w czerwcu i grudniu). W przypadku zużycia większej ilości wody niż zaliczkowana, należy dopłacić różnicę. Ryzykiem tym obarczony jest właściciel mieszkania, gdyż to on rozlicza się ze spółdzielnią. Dlatego w jego interesie jest opracowanie sposobu zabezpieczenia pieniędzy za zużytą wodę od najemcy. Może to uczynić w formie zaliczek, które analogicznie rozliczy z najemcą po tym, jak sam zostanie rozliczony przez spółdzielnię. 
 

Do bloków może być dostarczana tylko woda zimna. Wówczas jej rozliczenie następuje tak samo jak w przykładzie wyżej, a właściciel musi przedyskutować z najemcą temat rozliczenia gazu (jeśli woda ogrzewana jest piecykiem) lub prądu (jeśli woda ogrzewana jest bojlerem).
 

W przypadku kamienic i domów jednorodzinnych liczniki zazwyczaj również są na właściciela nieruchomości. W takiej sytuacji to on decyduje o sposobie rozliczania najemcy ze zużytej wody, a sposobem jej mierzenia mogą być liczniki i podliczniki. Ponieważ te obiekty rzadko są podłączane do ciepłowni, pozostaje również ustalić sposób rozliczania odpowiednio gazu lub prądu. 

Ogrzewanie

Jeżeli chodzi o ogrzewanie, to kwestia ta zależy od tego czy wynajmujemy dom wolnostojący, czy jest to mieszkanie w bloku. 
 

Jeśli chodzi o dom jednorodzinny, to możemy ogrzewać go na wiele sposobów: gaz, fotowoltaika, węgiel, drewno itd. Zazwyczaj jest to indywidualna sprawa właściciela, jaki wybierze sposób (często zależy od lokalizacji). Do tego należy dostosować sposób rozliczeń z najemcą. W przypadku drewna, węgla czy generalnie kotłowni na inny surowiec, system rozliczania może być bardzo prosty – najemca kupuje paliwo. W przypadku gazu czy prądu rozliczenie może odbywać się na zasadzie obciążenia najemcy kosztami mediów.
 

Natomiast w blokach sprawa zależy od obecnej w budynku infrastruktury. W przypadku budownictwa, które jest podłączone do elektrociepłowni, rozliczenie ogrzewania jest zależne od licznika. W przypadku starszego budownictwa spółdzielnie lub wspólnoty mieszkaniowe przyjmują rozliczanie z metra powierzchni albo na podstawie podzielników. Spółdzielnie lub wspólnoty przedstawiają koszty do opłacenia w czynszu właścicielowi nieruchomości i raz lub dwa razy w roku następuje rozliczenie salda. W razie potrzeby właściciel powinien dopłacić różnicę. 
 

Tak jak w przypadku wody, ryzykiem tym obarczony jest właściciel mieszkania. Dlatego w jego interesie jest opracowanie sposobu zabezpieczenia pieniędzy za ogrzewanie. Może to uczynić w formie zaliczek, które analogicznie rozliczy z najemcą po tym, jak sam zostanie rozliczony przez spółdzielnię.
 

Internet, telewizja

Trudno wyobrazić sobie dziś, np. po całym dniu pracy, brak możliwości skorzystania z telewizji czy internetu w domu. Jak to jednak rozwiązać w przypadku najmu? 
 

W momencie, gdy mamy jedno mieszkanie i przypadkiem nie będziemy mieli najemcy przez kilka miesięcy, opłaty abonamentowe będą lekkim zmartwieniem, ale jednak będą. Sytuacja komplikuje się, gdy mamy kilka nieruchomości na wynajem. Co więc zrobić, gdy może to zaważyć na atrakcyjności naszego mieszkania? 
 

Rozwiązania są po prostu dwa. Albo wyposażyć mieszkania w media, podnieść jego atrakcyjność i świadomie podjąć ryzyko opłat abonamentowych, które będziemy musieli ponosić niezależnie od obecności najemcy, albo biorąc pod uwagę łatwość w podpisaniu takiej umowy przez najemcę oraz mobilność (możliwość fizycznego przeniesienia) miejsca użytkowania usługi, zostawić ten temat najemcy. 
 

W zależności od metody należy albo zastosować sposób zaliczkowania opisany w poprzednich przykładach, albo cieszyć się spokojem, jeśli takie umowy najemca postanowił podpisać bezpośrednio. 
 

Mamy nadzieję, że choć trochę przybliżyliśmy sposoby rozliczania mediów z najemcami. Pamiętaj drogi Czytelniku, aby każde z mediów przeanalizować pod własnym kątem i odpowiednio opisać w umowie.